成果を出す！バーチャルチームマネジメントの秘訣

読了時間：約4分 26-07-2021

Submitted by Sharon on Mon, 07/26/2021 - 07:30

バーチャルチームとはICTを活用し、顔を合わせずに仕事を進める体制です。今までも工場と本社のスタッフがメールで連絡をとりあったり、海外メンバーがプロジェクトに参加したりという形で存在していましたが、この一年「やるしかない」状況で一気にバーチャルチームが広がりました。

WEB会議やウェブ面接、リモート・オンボーディングなどを経験された方も多いでしょう。プライベートでも飲み会やお誕生日祝い、結婚式まで、あらゆるイベントがネット空間に移動しましたね。

ウィズコロナのオフィス作りを進め、対面式のコラボレーションを再開できている国や企業もありますが、それでもテレワークは仕事の手段の一つとして残っていくと考えられます。

とはいえまだ馴染みの薄いこのワークスタイル、毎日顔を合わせるチームを束ねるのとは違った難しさを感じているリーダーもいらっしゃるのではないでしょうか。そこで本記事では、バーチャルチームをうまくまとめて成果を出す秘訣をご紹介します。

異文化コミュニケーションでは共感力が大切

バーチャルチームには、異なる国のメンバーが参加することもあるでしょう。このようなチームで最も大切なのは、お互いの文化に対するリスペクトや思いやり（エンパシー、共感）です。

コミュニケーションの作法やスタイルは文化によって違います。
このことをくれぐれも忘れないようにしましょう。

価値観の多様性はグローバルチームならではの大きな武器です。しかし意思疎通がきちんとできていないと烏合の衆で終わってしまうリスクも孕んでいます。バーチャルチームのコミュニケーションはどんなことに気をつければよいのでしょうか？

チームメンバーの国や文化について学ぶ
メンバーの国の社会や文化を理解する努力をしましょう。どんなコミュニケーションスタイルが理想とされていますか？タブーは？今話題のニュースは？専門書を読む必要はありません。その国のニュースをチェックする程度でもいいのです。世間話程度でも、相手の国に興味を持っていることが伝われば信頼を深めるきっかけになります。
時差をわきまえて
ウェブ会議をセットアップする際は、メンバーが参加しやすい時間を工夫しましょう。週例会議なら隔週で時間を変えるなど、毎週残業をしなければいけない人が出ないような工夫はできませんか？また、祝祭日も国によって違いますので、注意と配慮が必要です。
表現は簡潔に
色々な国籍のメンバーが参加するバーチャルチームでは、当然ですが全員が母国語で参加することはできません。使用する公用語が何であれ、言葉の壁が負担にならないように、簡潔明瞭な表現を心がけましょう。
議題は事前にシェア。議事録や合意したアクションも共有
苦手な言語でのウェブ会議はストレスですよね。理解を助け、会議の充実度を上げるには議事録を事前にシェアするのが良策です。参加者に事前準備を呼びかけ、言葉に苦手意識があるメンバーにも発言を促しましょう。合意した議事録やアクションを文章化して共有するのも鉄則です。会議時間の短縮にもなります！
相手を思いやること
人間同士のコミュニケーションに「正解」はありません。

あなたが当たり前だと思うことは、相手にとってはそうではないかもしれません。あなたが失礼だと感じることは、相手にとっては常識かもしれません。リーダーとして認めてもらうためには相手を思いやること、違うやり方を排斥せず受け入れること。思いやりがなければ、多様性を活かしたチームをつくることはできません。

バーチャルチームリーダーのタイムマネジメント術

リーダーは常に部下の管理と自分の業務のバランスをとらなければいけないものですが、部下が異なるタイムゾーンに散らばっているとその難易度はアップします。うまくスケジュールを管理するためには、次の三つのことに気をつけましょう。

すべての会議に参加する必要はない
自分のチームだからといって、全てのタイムゾーンのすべての会議に参加する必要はありません。一番重要なものはどれですか？時間も、人間の体力・集中力も有限です。賢く取捨選択しましょう。大事な仕事に専念できるだけでなく、部下の成長にも欠かせないことです。部下を信頼して任せましょう。あなたがいないと会議が進められないチームは、理想とはいえません。
曜日ごとに自分のコアタイムを変える
複数のタイムゾーンを跨ぐチームをとりまとめている方は、コアタイムを曜日ごとに変えてみてはいかがでしょうか。そうすれば各国の部下とリアルタイムでコミュニケーションをとりやすくなります。体内時計が慣れるまでしばらく時間がかかるかもしれませんが、グローバルリーダーとして無理なく続けられる着地点を探してみてください。
「リアルタイム」に固執しない
WEB会議は録画できますし、議事録は簡単にシェアできます。リーダーも、メンバーも、都合がつかないときは録画を見てから、ビデオ通話で意見を交換したっていいのです。こうしたやり方があることを知っておくだけで、リアルタイムでコミュニケーションをとらなければという強迫観念から解放されるはずです。

直接会えないチームの気持ちをつなげる

バーチャルチームで最も難しいのは、離れた場所にいるメンバー同士の連帯感や帰属意識を育むことではないでしょうか。つながりを維持するためには次のような点に気をつけましょう。（ご興味のある方はリモートでチームビルディングをする１１のアイディアも是非ご参照ください。）

コミュニケーションを大切にする姿勢を明確に打ち出すこと
まず、リーダーとしてチームワークやコラボレーション、メンバー同士のコミュニケーションを大切にする姿勢を明確に打ち出しましょう。環境も大切です。成功しているバーチャルチームでは、全員がアクセスしやすいところに情報やプロセス、リソースが集約されており、またコミュニケーションをとりやすい環境が整備されています。
カジュアル・ミーティングを設ける
まじめな会議だけでなく、雑談や軽い意見交換ができるような場を意識して設けましょう。1-on-1でも、チーム全体でもOKです。少し砕けた場で仲良くなれると、チームワークやコラボレーションが向上します。
埋没するメンバーが出ないように気を配ること
バーチャル空間では、発信頻度が少ない人はどんどん存在感が薄れていってしまいます。リーダーとしては、意識してこうしたメンバーの露出を増やしていくべきです。中でも「褒める」のは従業員エンゲージメントを高める上でも非常に効果的です。