ちょっとした効率アップに役立つAI＆ツール

仕事の効率化や時短に役立つ身近な人工知能（AI）やテックツールを集めました。チームのメンバーが夏休みに入ったり、旅行の予定が近づいてソワソワしたり、バカンスが終わったらなんとなくぼーっとしてしまったり。気が散り勝ちな夏のチームの生産性を維持したいときに役に立つはずです。

コーン・フェリー社の最近の調査によると、「夏は仕事の質が落ちる」と感じているプロフェッショナルはなんと46％だそうです。

今年の夏はAIや新技術の助けも借りてご自身の生産性や従業員エンゲージメントを高めてみませんか。

１．ワークフロー自動化ツール

ワークフロー自動化ツールは反復作業を合理化・自動化してくれます。より付加価値の高い仕事や、中長期的な戦略などに時間を回せるようになるはずです。

例えばZapier、IFTTT、Microsoft Power Automateなどのツールを使えば、データ入力、メールのフィルタリング、SNS投稿などを自動化できます。

２．ChatGPT、その他人工知能（AI）

今やChatGPTを知らない人はいないでしょう。でも使ったことがない方、仕事に活用したことがない方は多いのではないでしょうか。

ChatGPTのような生成AI（ジェネレティブAI）は幅広いトピックについて一瞬で情報を返してくれます。

仕事ならリサーチをまとめたり、Eメールを書いたり、コードを作成したりといったタスクに使えるでしょう。ただし、アウトプットのチェックは忘れずに！！

また情報漏洩等のリスクを踏まえ、社内規定を設けている会社もありますので注意しましょう。

ちなみに人工知能は採用業務にも使えます。スクリーニングやソーシングの自動化、予測分析など、様々な機能を備えた採用AIツールが登場しているので、興味がある方はチェックしてみては。

３．メール管理ツール

いつもメールの返信に追われている、受信トレイがパンク寸前、という方はBoomerangやSaneBoxのようなAIを搭載したメール管理ツールがおすすめです。仕事に関係のないメールをフィルタリングし、受信トレイに優先順位をつけることができます。

受信トレイの整理やメールの送信予約、大事なメールのフォローアップのリマインドといった機能があります。

４．コミュニケーションツール

チームメンバー同士のコラボレーションは職場の生産性を高める鍵です。Zoom、Slack、Microsoft Teamsのようなツールを導入済みの企業も多いと思います。バーチャルチームのマネジメントにはちょっとしたコツもいりますが、チャットやビデオ会議、ファイル共有、ドキュメントの同時編集など、効率化に欠かせない機能がたくさんあります。

ちなみにZoomには字幕機能もあり、指名した参加者が入力したテロップを全員の画面に表示できます。手入力なので発言内容を全て拾うというよりも、議題や質問内容の表示、固有名詞などの重要キーワードなど、板書の要領で使うのに向いています。英語の会議で活用すればノン・ネイティブスピーカーの理解度が上がり、会議をより効果的に進められるはずです。

５．時間管理ツール

Toggl、RescueTime、Clockifyのような時間管理ツールでは、作業の開始時・終了時にボタンをクリックするだけで作業時間を記録できます。タスクごとにタイマーを設定でき、通算やタスク同士の比較も可能です。

集中力維持に役立つだけでなく、時間の使い方を可視化できるのでどこに無駄があるのか、何にもっと時間を割くべきかがひと目でわかります。

６．プロジェクトマネジメント・ツール

夏は新しいプロジェクトを立ち上げたり、重要なイニシアチブを進める企業も多いのではないでしょうか。Asana、Trello、Monday.comのようなプロジェクトマネジメント・ツールを使えば、全体の管理、タスクの分担・委任、進捗管理などができます。

プラットフォームが一元化されるので、皆が全体の状況を把握しながら自分の責任を果たせます。ヘルプを必要としていそうな人がいれば助け合うなど、協力する文化が生まれやすくなります。

７．AIを活用したデータ分析

データをいかに管理し、活用するかは企業の最重要課題の一つとなっています。大きなデータセットを分析するのはAIの得意分野です。Tableau、Google Analytics、Microsoft Power BIのようなAI駆動型のデータ分析ツールは、複雑なデータを整理し、重要な洞察を導きたいときに最適です。

データを可視化し、ダッシュボードやレポート出力もできるのでデータドリブンな意思決定を迅速・効率的に行うことができます。

８．文字起こしツール

会議の議事録作成は地味な作業です。新人のうちは仕事の勉強になるかもしれませんが、中堅社員にもなれば他の作業に時間を振り向けたいというのが本音でしょう。ブレスト会議のようにテンポをキープしつつ、全員に発言させたいという場合もあるかもしれません。

Google Docs Voice Typingのような音声テキスト化ツールは話し言葉をリアルタイムでテキストに書き起こしてくれます。あとは会議後にチェックするだけです。

現在は英語対応のみですが、Otter.aiなども、英語の会議で話を全て聞き取れないという時に便利です。

９．ニュースアグリゲーター

だらだらとニュースフィードを見てしまった経験は誰にでもありますよね。昼休みに趣味のニュースを追うならともかく、仕事の情報収集となれば効率的とは言えません。

ニュースアグリゲーターとは Yahoo!ニュースのように、ユーザーの嗜好や設定に応じて様々なメディアからおすすめ記事を拾ってくれるサービスです。

SNSのようにも使えるFlipboard（日本語版あり）や、海外では FeedlyやPocketも人気です。

ニュースフィードをカスタマイズすれば、いくつもの業界紙やブログに目を通さなくても一か所で全てにアクセスできますし、継続的にトレンドをチェックしやすくなります。

いかがでしょうか。様々なAIやテック・ツールを活用して、生産性を落とさずに夏を乗り切りましょう！